05.02.06- As disfunções da burocracia e as suas explicações

A Adm. de Empresas
20 de outubro de 2020 Pamam

Os estudiosos do assunto apontam várias disfunções para a burocracia, mas como a própria burocracia é realmente necessária, todas essas disfunções apontadas pelos estudiosos tem lá as suas explicações, como veremos conforme abaixo:

  1. Internalização das regras e apego aos regulamentos
    • As normas e os regulamentos passam a se transformar de meios em objetivos, passando a ser absolutos e prioritários, quando então os funcionários se alienam e se condicionam, perdendo a capacidade de improviso e a flexibilidade, sendo estas consideradas como uma das principais características de qualquer atividade racional, assim como os regulamentos passam a ser os principais objetivos do burocrata, este passa a trabalhar em função deles.
      • Na realidade, não são normas e regulamentos, pois que ambos os conceitos possuem a mesma conotação, mas sim normas e procedimentos, que não se transformam de meios em objetivos, mas sim servem de meios para se alcançar os objetivos da organização, norteando as tarefas dos funcionários, que não se alienam e nem se condicionam com aquilo que se prevê em suas tarefas, por isso não perdem a capacidade de improviso e a flexibilidade, já que possuem um supervisor que serve para orientar nas decisões não previstas, por onde se pode constatar a racionalidade da burocracia, já que as normas e os procedimentos servem apenas de orientação ao burocrata, não servindo de qualquer objetivo, apenas como meios para se alcançar os objetivos da organização, cujos objetivos devem ser alcançados através dos meios burocratas.
  2. Excesso de formalidade e de papéis
    • A necessidade de documentar e de formalizar todas as comunicações podem conduzir ao excesso de formalismo e às necessidades de documentar os atos, sejam através da papelada ou por meio de registros digitais, sendo considerada a mais gritante das disfunções da burocracia.
      • Na verdadeira burocracia não há a necessidade de documentar e de formalizar todas as comunicações, apenas as mais importantes, por isso não leva ao excesso de formalismo e nem às necessidades de documentar os atos, sejam através da papelada ou por meio de registros digitais, pois quando a burocracia é bem feita isto não se torna uma disfunção.
  3. Resistência a mudanças
    • Como tudo dentro da burocracia é rotinizado, padronizado, previsto com antecipação, o funcionário geralmente se acostuma a uma completa estabilidade e repetição daquilo que faz, o que passa a lhe proporcionar uma completa segurança a respeito do seu futuro na burocracia. Qualquer mudança significa uma ameaça à sua segurança, sendo, portanto, altamente indesejável.
      • É certo que as pessoas criam hábitos, costumes, o que faz com que os funcionários de uma organização se afeiçoem àquilo que estão a realizar, passando a fazer cada vez melhor aquilo a que estão habituados a fazer, o que realmente proporciona uma segurança do seu futuro na burocracia, mas as mudanças são realizadas através do aperfeiçoamento das normas e procedimentos, que se concretizam por intermédio de treinamentos, que quando bem realizados se tornam altamente desejáveis.
  4. Despersonalização do relacionamento
    • A burocracia tem como uma de suas características a impessoalidade no relacionamento entre funcionários, já que enfatiza os cargos e não as pessoas.
      • É correto se afirmar que as relações de trabalho devem ser impessoais, com essas relações sendo previstas nas normas e procedimentos, pois não se pode admitir que as relações de trabalho sejam pessoais, com cada um fazendo aquilo que entende fazer, com subjetivismo, e isso tudo em conformidade com os cargos que as pessoas ocupam, embora se dê ênfase ao coleguismo entre os funcionários, o que torna o relacionamento pessoal, quando não se refere diretamente ao trabalho.
  5. Categorização como base do processo decisório
    • A burocracia se assenta em uma rígida hierarquização da autoridade. Portanto, quem toma decisões em qualquer situação será aquele que possui a mais elevada categoria hierárquica, independentemente do seu conhecimento sobre o assunto.
      • É certo que a burocracia se assenta em uma rígida hierarquização da autoridade, mas acontece que o processo decisório se estende dos níveis mais baixos aos mais elevados, o que implica em dizer que todos decidem, consoante os cargos que ocupam, mas quando as decisões afetam o todo da organização, torna-se óbvio que aqueles que ocupam os cargos mais elevados são chamados a decidir, pois que eles retêm os conhecimentos e as experiências sobre os assuntos.
  6. Super conformidade às rotinas e aos procedimentos
    • A burocracia se baseia em rotinas e procedimentos, como meio de garantir que as pessoas façam exatamente aquilo que delas se espera: as normas se tornam absolutas, as regras e rotinas se tornam sagradas para o funcionário, que passa a trabalhar mais em função dos regulamentos e das rotinas do que em função dos objetivos organizacionais.
      • A explicação para esta disfunção requer que se faça uma analogia com uma rotina elaborada para o processamento eletrônico de dados, cujos resultados são sempre os previstos, não incorrendo em erros. Assim são as normas e procedimentos elaborados para os funcionários de uma organização, que quando realmente bem elaborados levam os funcionários a trabalharem com a mínima inocorrência em erros, desde que estes venham a seguir corretamente as normas e os procedimentos elaborados para os cargos que ocupam, ressaltando-se que tudo isso visa alcançar os objetivos da organização.
  7. Exibição de sinais de autoridade
    • Como a burocracia enfatiza a hierarquia de autoridade, torna-se necessário um sistema de símbolos que indique a todos, enfatizando quem é que está no poder. Surge a tendência para a utilização intensa de símbolos de status para demonstrar a posição hierárquica dos funcionários, tais como diferentes tipos de uniformes, diferentes tamanhos de mesas e poltronas, localização da sala, do banheiro, do estacionamento, do refeitório, etc.
      • A burocracia não enfatiza a hierarquia de autoridade, ela simplesmente destaca os cargos que detêm autoridade, não se tornando necessário que indique a todos, pois que todos são cientes dos cargos de autoridade e de subordinação, quando então a tendência para a utilização intensa de símbolos de status para demonstrar a posição hierárquica dos funcionários não se torna aconselhável, assim como os diferentes tipos de uniformes, embora os diferentes tamanhos de mesas e poltronas, localização da sala, do banheiro, do estacionamento, do refeitório sejam usuais em grandes empresas.
  8. Dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o público
    • O funcionário está completamente voltado para dentro da organização, para as suas normas e regulamentos internos, para as suas rotinas e procedimentos. Com isso a burocracia se fecha ao cliente, que seria propriamente o seu objetivo. Todos os clientes são atendidos de forma padronizada, de acordo com regulamentos e rotinas internos, o que também ocasiona irritabilidade no público, devido à pouca atenção, descaso ou retóricas repetitivas em caso de necessidade de que seja solucionado possíveis divergências ou problemas atípicos.
      • Na realidade, os funcionários não estão completamente voltados para dentro da organização, mas obedecem sim às normas e aos procedimentos, que caso venham a ser bem definidos possibilita uma abertura cada vez maior aos clientes, que deve ser o objetivo dos funcionários que lidam diretamente com eles, assim todos os clientes passam a ser atendidos de forma padronizada, já que o objetivo maior passa a ser as suas máximas satisfações, solucionando de imediato possíveis divergências ou problemas atípicos, em conformidade com a competência dos funcionários que lidam com os clientes.

São as normas e os procedimentos que norteiam toda a atividade organizacional, não havendo espaço para a organização informal, que acarreta desorganização, já que os funcionários não devem decidir sobre assuntos de trabalho tirando das suas próprias mentes as decisões, sem que tenham um norte para orientá-los em relação às suas tarefas.

Na realidade, não pode haver uma organização bem estruturada sem que nela venha a prevalecer a burocracia, tanto que Max Weber considera a burocracia como a forma mais racional de organização, enquanto Perrow defende a burocracia como sendo um fator importante para a racionalização da estrutura da organização, considerando que as disfunções da burocracia são apenas consequências do fracasso de uma burocracia mal adequada.

 

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